HOE GAAN WIJ OM MET HET CORONAVIRUS?

In verband met de richtlijnen van de overheid inzake het coronavirus heeft Van der Meulen Kock & Ubachs Notarissen beleid ontwikkeld voor de bezoekers en medewerkers van ons kantoor.

We staan klaar om onze diensten voor bestaande én nieuwe cliënten op volle kracht te blijven verlenen, onder andere door gebruik te maken van alle digitale hulpmiddelen die ons ter beschikking staan. Wij denken graag met u mee over uw wensen en mogelijkheden, ook als het gaat om nieuwe zaken.

Uitgangspunten
Daarbij hanteren wij de volgende uitgangspunten:
1. Voorop staat het tegengaan van de verdere verspreiding van het virus en de bescherming van uw en onze gezondheid.
2. Zoveel mogelijk de samenleving draaiende houden, dus ook de verlening van notariële diensten.
3. Lopende zaken en transacties moeten zoveel mogelijk doorgang vinden.

Reeds ingeplande afspraken
Om de verdere verspreiding van het virus zoveel mogelijk te voorkomen, lijkt het ons verstandig te bevorderen dat cliënten, adviseurs en medewerkers niet naar ons kantoor komen als er ook andere mogelijkheden bestaan om onze diensten te verlenen.
Reeds ingeplande afspraken voor de ondertekening van uw akte gaan in principe gewoon door, maar we zullen zo nodig vooraf contact met u opnemen om te overleggen of het mogelijk is deze afspraak per volmacht (op afstand) te laten plaatsvinden. Indien u er de voorkeur aan geeft de afspraak uit te stellen, dan is dat natuurlijk ook mogelijk. U kunt daarvoor contact opnemen met de behandelaar van uw dossier.
De meeste notariële akten kunnen ook per volmacht worden getekend, maar voor bepaalde akten is uw fysieke aanwezigheid bij de notaris vereist. Dat geldt in ieder geval voor de ondertekening van hypotheekakten en testamenten. Bij alle overige akten stimuleren wij onder deze uitzonderlijke omstandigheden het gebruik van een volmacht.
Voor reeds ingeplande afspraken voor een bespreking geldt dat in onderling overleg wordt bekeken of de bespreking fysiek op ons kantoor, telefonisch of via een videoverbinding kan plaatsvinden. Indien u dat niet prettig vindt, kan de bespreking uiteraard ook worden uitgesteld.

Nieuwe afspraken
Voor het inplannen van nieuwe afspraken geldt dat wij met u overleggen of deze fysiek op ons kantoor kan plaatsvinden, via een audio- of videoverbinding gevoerd kan worden of dat het mogelijk is in een voorkomend geval een volmacht te tekenen. Eventueel kunnen we de afspraak vast inplannen voor een later moment.

Bezoek aan ons kantoor
Uit respect voor uw en onze gezondheid vragen wij u bij uw bezoek aan ons kantoor:
• geen handen te schudden;
• gepaste afstand van ons en van elkaar te houden (1,5 meter);
• overeenkomstig de adviezen van het RIVM: ook bij ‘milde klachten’ (niezen, keelpijn, loopneus, licht hoesten of een verhoging tot 38 graden) niet naar ons kantoor te komen en hierover zo spoedig mogelijk telefonisch contact op te nemen met de behandelaar van uw dossier.

Daarnaast vragen wij uw begrip voor het volgende:
• om het aantal mensen dat zich tegelijk in ons pand bevindt zo klein mogelijk te houden, verlenen we uitsluitend toegang aan personen die als partij in de akte vermeld staan, dus niet aan familieleden en adviseurs;
• bij de entree van ons kantoor treft u een zuil met desinfecterende gel aan; we verzoeken u bij binnenkomst uw handen te reinigen;
• wij zullen tot nader order tijdens afspraken geen koffie of thee serveren.

Legalisatie volmachten
Om te voorkomen dat mensen ons kantoor bezoeken terwijl dat niet strikt noodzakelijk is, is het tijdelijk niet mogelijk om volmachten van andere notariskantoren door ons te laten legaliseren. Indien u hierover vragen heeft, verzoeken wij u contact op te nemen met het notariskantoor waarvan u de volmacht heeft ontvangen.

Medewerkers
In verband met het advies van de overheid om werknemers zo veel mogelijk thuis te laten werken, zal ons kantoor de komende periode minder dan normaal bezet zijn.
De collega’s die op dat moment niet op kantoor zijn zullen zoveel mogelijk vanuit huis werken.
Bij alles wat wij doen in deze tijden is onze drijfveer om onze dienstverlening op het dezelfde niveau te houden als altijd, ondanks Corona.
Hartelijk dank voor uw medewerking en begrip in deze uitzonderlijke situatie.